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La communication auprès des bénévoles...

Truc ou astuce

... un art difficile !


Les affectations se précisent. La date de l'évènement approche. Il y a plein de choses à faire.... et les bénévoles attendent des précisions...

Quelles sont les solutions couramment utilisées sur les organisations ?

  • Un document de synthèse très complet, est formalisé, et remis à jour chaque année : Il reprends toutes les instructions de tous les postes, et numéros de téléphones des référents. Il est envoyé par mail à tous les bénévoles, qui liront ou non, le document avant de venir prendre leur poste.
  • Chaque référent communique auprès de son équipe via un mail envoyé à toute l'équipe avec les informations spécifiques. Pour les bénévoles affectés sur un seul poste, c'est idéal. Mais, pour un bénévole ayant plusieurs référents, ça se complique : trop d'informations tuent l'information ! Le risque d'incohérence est fort... 
  • Un message global de rappel est envoyé avec les horaires de RDV selon les postes. Vision bénévole, il manque parfois des consignes, et la précision de ce qui est attendue n'est pas toujours connue.
  • Une réunion des bénévoles est organisée quelques temps avant la manifestation. Un très bon canal, 100% humain qui permet d'échanger et rassurer sur les prises de postes... mais cette réunion ne rassemblera pas 100% des bénévoles !

Mais pourquoi communiquer ? quels enjeux ?

On entend souvent : "Communiquer c'est compliqué", "Ils ne lisent pas leurs messages", "Je suis innondé de mails de bénévoles... je ne m'en sors pas!", "Il y a toujours des changements de dernière minute !" ou encore "Mais qui gère quoi ?" 

Et pour autant, une communication efficace en amont de la manifestation est un élément essentiel pour :

  • Limiter l'absentéisme le jour J,
  • Continuer à engager le bénévole volontaire,
  • Diminuer l'envoi de mails par les bénévoles en questionnement... et donc diminuer la charge de traitement de ces mails pour l'organisation.

Alors qu'attend réellement le bénévole ?

Le bénévole à "seulement" besoin de savoir :

  • Ses horaires de prises de poste et fin de poste (il vérifiera que ses contraintes son respectées) et lieu de RDV
  • Ses affectations 
  • Ce qu'on attend de lui, pour chacune de ses affectations : faut-il apporter quelque chose ? Des contraintes particulières par rapport au poste ?
  • Les coordonnées des référents des postes sur lesquels il est affecté
  • Et pourquoi pas, savoir qui sera avec lui sur le poste 

Et si le bénévole peut avoir ces seules informations, en une seule page, il y a de grandes chances qu'il regarde sa synthèse avec attention.

Avec Vorg.fr vous pouvez définir au niveau des postes, toutes les consignes, tous les attendus, ou encore ces petits trucs à apporter pour mieux apprécier la prise de poste (informations transmises par les référents).

Ainsi, après traitement des affectations, toutes les informations liées à chacun des postes attribués seront remontées sur la page de synthèse de chaque bénévole. 

Ces informations lui sont accessibles à tout moment sur son compte de bénévole de la manifestation. Les mises à jour éventuelles sur les postes sont automatiquement reportées sur la vue de synthèse de chaque bénévole concerné .

Il restera à informer ponctuellement au fil des étapes allant jusqu'au jour J, pour continuer à sensibiliser les bénévoles, via des communication ciblées en publipostage de Vorg.fr

 

"La qualité de notre communication est déterminée non pas par la manière dont nous disons les choses, mais par la manière dont elles sont comprises" - Andrew Grove

Par Marie Laure - 31 mars 2019

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