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... un art difficile !

Les affectations se précisent. La date de l'évènement approche. Il y a plein de choses à faire.... et les bénévoles attendent des précisions...

Quelles sont les solutions couramment utilisées sur les organisations ?

• Un document de synthèse très complet, est formalisé, et remis à jour chaque année : Il reprends toutes les instructions de tous les postes, et numéros de téléphones des référents. Il est envoyé par mail à tous les bénévoles, qui liront ou non, le document avant de venir prendre leur poste.
• Chaque référent communique auprès de son équipe via un mail envoyé à toute l'équipe avec les informations spécifiques. Pour les bénévoles affectés sur un seul poste, c'est idéal. Mais, pour un bénévole ayant plusieurs référents, ça se complique : trop d'informations tuent l'information ! Le risque d'incohérence est fort... 
• Un message global de rappel est envoyé avec les horaires de RDV selon les postes. Vision bénévole, il manque parfois des consignes, et la précision de ce qui est attendue n'est pas toujours connue.
• Une réunion des bénévoles est organisée quelques temps avant la manifestation. Un très bon canal, 100% humain qui permet d'échanger et rassurer sur les prises de postes... mais cette réunion ne rassemblera pas 100% des bénévoles !

Mais pourquoi communiquer ? quels enjeux ?

On entend souvent : "Communiquer c'est compliqué", "Ils ne lisent pas leurs messages", "Je suis innondé de mails de bénévoles... je ne m'en sors pas!", "Il y a toujours des changements de dernière minute !" ou encore "Mais qui gère quoi ?" 

Et pour autant, une communication efficace en amont de la manifestation est un élément essentiel pour :

• Limiter l'absentéisme le jour J,
• Continuer à engager le bénévole volontaire,
• Diminuer l'envoi de mails par les bénévoles en questionnement... et donc diminuer la charge de traitement de ces mails pour l'organisation.

Alors qu'attend réellement le bénévole avant l'événement ?

Le bénévole a "seulement" besoin de connaître :

• Son lieu de RDV en arrivant sur le site
• Ses horaires de prises de poste et fin de poste (il vérifiera que ses contraintes son respectées),
• Ses affectations, et si les emplacements sont hors site, le lieu d'affectation (pour estimer le temps nécessaire pour s'y rendre)
• Ce qu'on attend de lui, pour chacune de ses affectations : faut-il apporter quelque chose ? Des contraintes particulières par rapport au poste ?
• Les coordonnées des référents des postes sur lesquels il est affecté

Et si le bénévole peut avoir ces seules informations, en une seule page, il y a de grandes chances qu'il regarde sa synthèse avec attention.

Avec Vorg.fr vous pouvez définir au niveau des postes, toutes les consignes, tous les attendus, ou encore ces petits trucs à apporter pour mieux apprécier la prise de poste (informations transmises par les référents). Pour la manifestations nécessitant des signaleurs, les bénévoles peuvent même accéder à la carte de l'épreuve et prendre connaissance de leur point d'affectation.

Ainsi, après traitement des affectations, seules les informations liées aux postes attribués seront remontées sur la page de synthèse de chaque bénévole. 

Ces informations lui sont accessibles à tout moment sur son compte de bénévole de la manifestation. Les mises à jour éventuelles sur les postes sont automatiquement reportées sur la vue de synthèse de chaque bénévole concerné .

Certains bénévoles ne sont pas suffisament à l'aise avec l'informatique pour consulter leur compte ?  cette synthèse personnalisée peut être envoyée à l'ensemble des bénévoles via la fonctionnalité de publipostage de l'interface Vorg.fr

Il restera à informer ponctuellement au fil des étapes allant jusqu'au jour J, pour continuer à sensibiliser les bénévoles : Vorg.fr permet des communication par mail ciblées grâce au publipostage.
 

Et le jour J, quelle communication vers les bénévoles ?

• Si le bénévole a des questions le jour J, il doit pouvoir contacter son référent, ou une personne de l'organisation : transmettre les coordonnées des référents, formaliser un pôle bénévole, visible et avec un interlocuteur en permanence favoriseront un sentiment de sécurité pour les bénévoles
• Tous les événements ont à gérer des imprévus, avec parfois le besoin de communiquer auprès d'un bénévole ou d'un groupe de bénévole : Vorg.fr permet des SMS ciblées via le publipostage
• Comment faire en sorte que vos bénévoles n'oublient pas les horaires ou lieu d'affectation ? un badge personnalisé est un vrai plus pour améliorer l'engagement et l'autonomie de vos bénéovles ! Au delà de l'outil de communication concret, un badge est également est vrai élément de reconnaissance.

 

"La qualité de notre communication est déterminée non pas par la manière dont nous disons les choses, mais par la manière dont elles sont comprises" - Andrew Grove