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Organiser un évènement & Télébénévolat..

Actualité de Vorg

Maintenu ? Reporté ?

Les évènements qui auront lieu à la sortie de cette période de confinement seront vécus par les participants, le public, et les bénévoles, comme une libération, une formidable occasion de rattraper ce temps mis en veille...

Il y aura un AVANT, et un APRES Covid 19, y compris pour l'organisation d'un évènement.

Mais une chose restera : La qualité d'un évènement se mesurera encore, à la qualité de son organisation en amont  et à la qualité de la gestion des bénévoles intervenants le jour J.

Or cela ne se fait pas en un jour... : Sans l'engagement en amont, de l'ensemble du comité d'organisation, pas d'évènement !

Alors quels outils de Télébénévolat sont à la disposition du comité d'organisation en cette période de confinement ?  :

  • Les réunions de comité : Bonne nouvelle, ce confinement a mis en avant de nombreux outils de visioconference, avec partage d'écrans, accessibles via PC ou smartphone  (cf Le Monde : les meilleurs outils de visioconference)
  • La mutualisation : Partager, travailler ensemble... mais à distance ! : L'interface Vorg.fr permet aux différents administrateurs de l'organisation d'intervenir sur la gestion des bénévoles, sans risque, sans compétence informatique spécifique, avec un service support en cas de doute  : fini les transferts de fichiers via messagerie avec des données personnelles de vos bénévoles... vous pouvez partager le paramétrage des besoins (description des postes, creneaux horaires et nombre de bénévoles nécessaires) ou encore le travail très chronophage d'affectation des bénévoles.
  • Contacter les bénévoles, les canaux de communication : seuls les réseaux sociaux, le mail et le téléphone sont accessibles en ce moment pour mobiliser et embarquer les bénévoles dans cette belle aventure humaine. Avec Vorg.fr, à partir de votre base de bénévoles intégrée dans l'outil (import en masse possible), contactez chacun de vos bénévoles (pas de limite sur le nombre de vos destinataires, personnalisation du message via le publipostage, respect de la RGPD (adresses mail des bénévoles non visibles))
  • Le formulaire en ligne : le recrutement sur place n'est pas possible... mais vos contacts peuvent se mobiliser via un formulaire, personnalisé en fonction de VOS contraintes et besoins. Avec Vorg.fr, les réponses à votre formulaire seront directement exploitables à l'étape d'affectation des bénévoles, pour vous assurer du respect des contraintes et profils de vos bénévoles. Si les contraintes d'un bénévole évoluent, il peut aller mettre à jour son formulaire en toute autonomie et transparence (Les bénévoles réfractaires à l'informatique peuvent aussi s'engager !)
  • La description des missions : Donner du sens, expliquer.... autant d'éléments qui rassurent et engagent vos bénévoles : Si chacun sait exactement ce qu'on attend de lui, sur quelle période, et qui est son référent, alors l'engagement se fait en toute confiance, et  la réunion d'informations quelques jours avant l'évènement permettra de prendre contact et de lever les derniers questionnement. Dans Vorg.fr, chaque description de poste est automatiquement mise à disposition des bénévoles affectés sur ces postes, via leur compte bénévole personnel.

Alors en attendant de pouvoir vivre demain, des moments de partage, et de relations humaines à 200% , les outils digitaux sont à 100% au service des organisateurs dès aujourd'hui !

 

Par Marie-Laure - 01 avril 2020

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