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L’outil n’est pas une baguette magique, rien ne sera possible si vous n’avez pas défini un certain nombre d’éléments liés à votre manifestation : Avant de vous lancer dans la gestion de vos bénévoles, prenez le temps de vous poser les bonnes questions :

1. Informations sur vos bénévoles

Lors de votre appel à bénévole, vous pourrez mettre sur votre site ou sur vos réseaux sociaux, un lien permettant à vos bénévoles de se manifester et de vous transmettre toutes les informations qui vous seront utiles.

En plus du nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone et âge de vos bénévoles, quelles sont les informations complémentaires qui vous seront utiles pour affecter vos bénévoles au poste adapté ?

Dans ce questionnement, attention à respecter la loi RGPD : les informations demandées n’ont d’autre objet que d’être utilisées pour le bon déroulement de votre manifestation ; attention aux questions hors sujet et aux informations personnelles !

Avec Vorg, vous pouvez poser des questions de type :

• Fermées (oui/non) ou de validation (oui): Format de question à privilégier pour une utilisation aisée ensuite de  la réponse (vous pourrez filtrer les personnes sur chacune des questions en fonction de la réponse "oui" ou "non")
• Liste de choix : Permet d'insérer un menu déroulant avec proposition de réponse (vous pourrez utiliser la réponse à cette question pour filtrer les profils adaptés au moment de l'affectation des bénévoles
• Ouvertes : réponse libre -  attention à ne pas multiplier ce type de question qui ne permet pas de filtrer les personnes sur les réponses reçues
• Complémentaires : suite à une réponse positive à une question fermée, vous pouvez poser une question qui affine la réponse (ex : question principale, "souhaitez vous être bénévole avec un binome ?" (format oui/non); question complementaire ( "Indiquez son NOM et Prénom" ==> la deuxième question s'affichera seulement si la réponse à la question référente est "oui")

L'objectif de votre questionnaire sera de pouvoir récupérer TOUTES les informations qui vous seront utiles à différentes étapes de votre manifestation. Voici le type de questions que pouvez vous poser :

     - Quelles sont les informations nécessaires pour assurer la sécurité ou répondre à des contraintes administratives ? (permis voiture ? (n° ? date d'obtention ?) permis bateau ? BNSSA ? brevet de secourisme ou autre (quel brevet ? année d'obtention ? métier medical ?) H/F (pour le controle antidopage par ex) ? adresse postale ? ...

     - Quelles sont les informations utiles pour votre organisation ? (volonté d'être avec un ami (binome) ? participe à une compétition ?...)

     - Quelles information logistiquesvous gagnerons du temps (Taille de Tshirt ? , participation au repas des bénévoles ? ...

     - Quelles sont les informations complementaires utiles ? (zone de commentaire libre pour le bénévole ? nouveau bénévole ? si oui, comment avez vous connu la manifestation ?...

Une bonne structuration de votre questionnaire vous permettra d'utiliser les filtres pour traiter les affectations de manière efficace. Veillez cependant à ne pas multiplier les questions pour ne pas allourdir le questionnaire !

2. Les postes de votre manifestation

Pour que votre manifestation se passe bien, vous avez déjà identifié des « postes » distincts.

Avec Vorg, c'est vous, gestionnaire de bénévole qui gardez la main pour affecter vos volontaires sur les postes en fonction de VOS besoins

Vous pourrez alors tenir compte des informations utiles recueillies dans votre formulaire, tenir compte des souhaits d'affectation de vos bénévoles, ou encore de leur experience à tenir tel ou tel type de poste. Un bénévole dont les souhaits sont écoutés est toujours plus engagé !

Pour aider votre bénévole à se positionner (sur ses préférenses et son expérience) vous aurez à lui apporter quelques précisions sur le contenu de chaque poste.

Exemples de postes : inscription, animation, accueil, parcours vélo, parcours course à pied, restauration, bar, parking,….

Astuce : A cette étape, restez macro, ne multipliez pas le nombre de poste, il vous sera ensuite possible sur un poste donné de fractionné les taches (ex : poste restauration, vous pourrez avoir des sous postes aux crêpes, ou frites, ou caisse.... ; vous pourrez également affecté au plus fin en allant jusqu'à donner un emplacement précis sur un circuit par ex.

Pour chacun de vos postes, voici les informations à préciser :

• Description courte: elle sera visible pour le bénévole quand il choisira le ou les poles souhaité(s)
• Sous postes : Vous pouvez fractionner un pôle en plusieurs sous-postes (ex : pole restauration : plusieurs fonctions : bar, barbecue, crêpes…)
• Définir un référent du poste : identifiez le référent de chacun de vos postes (pour être saisi dans Vorg, le reférent devra être présent dans les bénévoles inscrits
• Identifier les informations du questionnairequi peuvent être importantes à connaitre dans le pôle (ex : BNSSA pour le pôle natation)
• Instructions : des consignes propre au poste ?  vous avez déjà une fiche de poste existante ? parfait, vous pourrez l'ajouter en pièce jointe dans Vorg. Le document sera accessible à chaque bénévole affecté au poste concerné par la pièce jointe - N'hésitez pas à apporter des précisions pratico pratique : ex : "poste au soleil pensez à votre casquette", ou encore,  « poste statique, n’hésitez pas à mettre plusieurs paires de chaussettes pour ne pas avoir froid au pied ! »)

3. Les plages de bénévolat

Quelques points importants sur l’état d’esprit des bénévoles :

• Si, il y a quelques années les bénévoles s’engageaient aisément pour de grandes périodes de bénévolat, (1/2 journée, 1 journée…) ce n’est plus toujours le cas : si les plages de bénévolat sont plus courtes et les rotations plus fréquentes, vos chances de toucher plus de bénévoles augmentent(ils pourront ainsi à la fois être bénévole, et à la fois être spectateur, participant, consommateur de votre manifestation)
• Tous les postes de votre manifestation n’ont pas le même succès (il est plus facile de convaincre un bénévole à être au bar qu’à être sur le circuit vélo à 5km du lieu de la manifestation) : pour autant, tous les postes sont à pourvoir : n’hésitez pas à faire tourner vos bénévoles aussi bien sur les postes ingrats que sur les postes ayant du succès. (C’est aussi un moyen de ne pas subir un départ en masse d’un groupe de bénévole habitué sur un poste)
• Certaines personnes craignent de s'engager dans le bénévolat, par peur de se faire embarquer et de ne pas pouvoir profiter de l'évènement en tant que spectateur : pour ces personnes il sera essentiel de pouvoir leur garantir le respect des horaires pour lesquels ils s'engagent (heure de début / heure de fin de l'engagement). Cela veut dire qu'il est nécessaire de formaliser les rotations et les relais pour chaque poste

la gestion des rotations, compliquée et risquée sur tableur n'est pas un problème pour Vorg :La gestion des plages horaires est très flexible et l’affectation des bénévoles sans risque d’erreur (vous ne pourrez techniquement pas affecter sur une même plage un bénévole sur deux postes différents)

Aussi, avant de vous lancer dans le paramétrage, posez-vous quelques questions pour définir les créneaux qui vous vont le mieux :

1. Pour les pôles sans contraintes horaires (ex restauration), quelle est l’amplitude horaire idéale pour effectuer les rotations de bénévoles ? 1h ? 2h ? 4h h… à partir de quand ? - A vous de choisir ! Seul point de vigilance pour optimiser l'affectation de vos bénévoles, essayez d'homogénéiser les périodes de rotation : un bénévole quittant un poste pourra alors enchainer sur un autre poste sans rupture
2. Pour les postes avec contraintes horaires quelles sont les horaires de début et fin de poste  ? (ex commissaire vélo : pas de rotation pendant une course : la plage va du début de la course à la fin de la course - ces plages peuvent varier d’un pôle à l’autre) 

4. Les besoins par poste et par créneaux horaires

A partir du travail que vous avez fait sur les 2 points précédent, munissez-vous d’une feuille et d’un crayon et construisez votre tableau pour définir, vos besoins en bénévoles par plages (rassurez-vous, c’est le seul moment où vous aurez besoin d’utiliser un crayon !)

N'hésitez pas à faire valider le nombre de bénévoles par chacun de vos référents, surtout s'ils ont l'expérience terrain !

Ce travail est essentiel pour pouvoir suivre ensuite le taux de remplissage des postes de bénévolat !

5. Détermination des fournitures

Le jour J, vous aurez peut être à distribuer des fournitures (ex : Tshirt du bénévole, Boisson, Sandwich, panneau circulation….)

Ces fournitures seront notées sur le badge des bénévoles : vous pourrez pointer le fait de les avoir distribuées directement sur le badge.

Faites en la liste et déterminez quels en seront les critères d’attribution :

Quelques exemples ci-dessous :

• Tshirt ?  pour les bénévoles ayant indiqué leur taille dans le formulaire par ex 
• Sandwich ? Boissons ? : soit vu au cas par cas en fonction de vos critères, soit en fonction de l’affectation sur certains créneaux (ex bénévole pendant l’heure du repas)
• Panneau de circulation ? à attribué sur des pôles définis par ex
• Repas des bénévoles ? en fonction de la réponse dans le formulaire par ex

Le jour J, dès lors que le bénévole remplira les conditions que vous aurez définies, la liste des « fournitures » associées s’affichera sur le tour de cou

6. Prêt ?

Vous avez préparé chacun des points ci-dessus ?

Vous n’êtes pas tout à fait sur ? Ce n’est pas un problème, vous pourrez ajuster ultérieurement, le paramétrage n’est pas figé

Vous voilà prêt à paramétrer votre manifestation sur votre espace Vorg !