{# #}
L’outil n’est pas une baguette magique, rien ne sera possible si vous n’avez pas défini un certain nombre d’éléments liés à votre manifestation : Avant de vous lancer dans la gestion de vos bénévoles, prenez le temps de vous poser les bonnes questions :
Lors de votre appel à bénévole, vous pourrez mettre sur votre site ou sur vos réseaux sociaux, un lien permettant à vos bénévoles de se manifester et de vous transmettre toutes les informations qui vous seront utiles.
En plus du nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone et âge de vos bénévoles, quelles sont les informations complémentaires qui vous seront utiles pour affecter vos bénévoles au poste adapté ?
Dans ce questionnement, attention à respecter la loi RGPD : les informations demandées n’ont d’autre objet que d’être utilisées pour le bon déroulement de votre manifestation ; attention aux questions hors sujet et aux informations personnelles !
Avec Vorg, vous pouvez poser des questions de type :
L'objectif de votre questionnaire sera de pouvoir récupérer TOUTES les informations qui vous seront utiles à différentes étapes de votre manifestation. Voici le type de questions que pouvez vous poser :
- Quelles sont les informations nécessaires pour assurer la sécurité ou répondre à des contraintes administratives ? (permis voiture ? (n° ? date d'obtention ?) permis bateau ? BNSSA ? brevet de secourisme ou autre (quel brevet ? année d'obtention ? métier medical ?) H/F (pour le controle antidopage par ex) ? adresse postale ? ...
- Quelles sont les informations utiles pour votre organisation ? (volonté d'être avec un ami (binome) ? participe à une compétition ?...)
- Quelles information logistiquesvous gagnerons du temps (Taille de Tshirt ? , participation au repas des bénévoles ? ...
- Quelles sont les informations complementaires utiles ? (zone de commentaire libre pour le bénévole ? nouveau bénévole ? si oui, comment avez vous connu la manifestation ?...
Une bonne structuration de votre questionnaire vous permettra d'utiliser les filtres pour traiter les affectations de manière efficace. Veillez cependant à ne pas multiplier les questions pour ne pas allourdir le questionnaire !
Pour que votre manifestation se passe bien, vous avez déjà identifié des « postes » distincts.
Avec Vorg, c'est vous, gestionnaire de bénévole qui gardez la main pour affecter vos volontaires sur les postes en fonction de VOS besoins
Vous pourrez alors tenir compte des informations utiles recueillies dans votre formulaire, tenir compte des souhaits d'affectation de vos bénévoles, ou encore de leur experience à tenir tel ou tel type de poste. Un bénévole dont les souhaits sont écoutés est toujours plus engagé !
Pour aider votre bénévole à se positionner (sur ses préférenses et son expérience) vous aurez à lui apporter quelques précisions sur le contenu de chaque poste.
Exemples de postes : inscription, animation, accueil, parcours vélo, parcours course à pied, restauration, bar, parking,….
Astuce : A cette étape, restez macro, ne multipliez pas le nombre de poste, il vous sera ensuite possible sur un poste donné de fractionné les taches (ex : poste restauration, vous pourrez avoir des sous postes aux crêpes, ou frites, ou caisse.... ; vous pourrez également affecté au plus fin en allant jusqu'à donner un emplacement précis sur un circuit par ex.
Pour chacun de vos postes, voici les informations à préciser :
Quelques points importants sur l’état d’esprit des bénévoles :
la gestion des rotations, compliquée et risquée sur tableur n'est pas un problème pour Vorg :La gestion des plages horaires est très flexible et l’affectation des bénévoles sans risque d’erreur (vous ne pourrez techniquement pas affecter sur une même plage un bénévole sur deux postes différents)
Aussi, avant de vous lancer dans le paramétrage, posez-vous quelques questions pour définir les créneaux qui vous vont le mieux :
A partir du travail que vous avez fait sur les 2 points précédent, munissez-vous d’une feuille et d’un crayon et construisez votre tableau pour définir, vos besoins en bénévoles par plages (rassurez-vous, c’est le seul moment où vous aurez besoin d’utiliser un crayon !)
N'hésitez pas à faire valider le nombre de bénévoles par chacun de vos référents, surtout s'ils ont l'expérience terrain !
Ce travail est essentiel pour pouvoir suivre ensuite le taux de remplissage des postes de bénévolat !
Le jour J, vous aurez peut être à distribuer des fournitures (ex : Tshirt du bénévole, Boisson, Sandwich, panneau circulation….)
Ces fournitures seront notées sur le badge des bénévoles : vous pourrez pointer le fait de les avoir distribuées directement sur le badge.
Faites en la liste et déterminez quels en seront les critères d’attribution :
Quelques exemples ci-dessous :
Le jour J, dès lors que le bénévole remplira les conditions que vous aurez définies, la liste des « fournitures » associées s’affichera sur le tour de cou
Vous avez préparé chacun des points ci-dessus ?
Vous n’êtes pas tout à fait sur ? Ce n’est pas un problème, vous pourrez ajuster ultérieurement, le paramétrage n’est pas figé
Vous voilà prêt à paramétrer votre manifestation sur votre espace Vorg !