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Quel fractionnement des engagements...

Truc ou astuce

Vous avez défini tous les postes utiles pour le bon déroulement de votre organisation ?
Reste à définir comment vous allez affecter ces postes, sous-entendu : quelles règles vous donnez-vous, vis à vis de vos bénévoles ? La réponse à cette question a un impact direct sur votre manière de paramétrer votre interface.

Les enjeux ?

  • Pourvoir tous vos postes, sans mettre en difficulté, ni les bénévoles, ni l'organisation
  • Faire en sorte que vos bénévoles soient contents de leur(s) affectation(s) : poste(s) & durée & prise en compte de leurs contraintes

Répondre aux besoins réels d'un poste : 

  • Adapter le nombre de bénévoles aux besoins réels selon les périodes : les besoins peuvent fluctuer selon les moments de la journée (ex : la restauration, avec ses heures de pointes) : Si du point de vue de l'organisation ce n'est pas bien grave d'avoir des postes en sureffectifs , coté bénévole, ce n'est pas aussi neutre : s'il n'a pas grand chose à faire, il se sent inutile, et se dit qu'il aurait aimé être ailleurs, profiter de l'événement plutôt que ne pas faire grand chose...  
  • Accompagner la prise de poste :  Quelles rotations acceptables d'un point de vue engagement bénévole (motivation), mais également d'un point de vue organisation (temps de transmission de consignes) ? Quand intégrer la relève, minimum toutes les 2 heures ?  - Plus les instructions des postes seront précises (sur la fiche de synthèse des bénévoles) plus ce temps d'intégration sera rapide !
  • Des horaires adaptés aux besoins de chaque poste : inutile de convoquer tous les bénévoles à la même heure, si cela ne correspond pas à leurs affectations : un bénévole convoqué à 8h pour une mission débutant à 10h aurait probablement apprécié de ne pas se presser pour attendre. Accueillir les bénévoles au fil des besoins présente aussi l'avantage de désengorger l'accueil bénévoles, et de réduire le stress de début de journée !
Adapter le nombre de bénévoles aux réels besoins permet à l'organisation d'optimiser les affectations, en affectant un bénévole sur plusieurs postes différents.
 

Une expérience bénévole réussit :

  • Tous les postes n'ont pas le même niveau d'attractivité... Même si vous tentez au maximum d'affecter vos bénévoles en fontion de leurs souhaits, il reste toujours des situations où, pour les besoins de l'organisation, vous affectez des bénévoles qui n'avaient pas spécialement envie d'occuper un poste donné : Si ces affectations non désirée ne sont pas trop longues, ou si ces bénévoles occupent également d'autres postes qui leurs plaisent par ailleurs, l'expérience bénévole a toute les chances de restée positive
  • Développez la polyvalence : Coté organisation, il est plus simple et confortable de s'appuyer pour chaque mission, sur une équipe expérimentée, autonome... Mais vigilance...
    • Il y a un moment où l'envie de cette équipe en place va s'étioler : le risque est important que l'équipe entière ne renouvelle pas son engagement. Vous subissez alors une perte d'expérience précieuse !
    • Toute le temps sur le même poste ? un choix pour certains, peu motivant pour d'autres : Sauf volonté express, privilégiez des affectations variées
    • Si vos bénévoles ont eu l'occasion d'occuper plusieurs postes, vous pourrez facilement vous appuyer sur eux si besoin.
  • Des bénévoles s'engagent pour des durées courte (2h par ex) : peut être un premier pas vers l'engagement : Encouragez les, et affectez les sur une vrai mission, si l'expérience leur convient, ils reviendront...
  • Aménagez des temps de pause à vos bénévoles largements engagés  (Consultez le nombre d'heure d'affectation par personne) (cf : "Tu me mets où tu veux : le bénévole idéal ?) : un excellent moyen de limiter l'arrivée de l'usure de l'engagement de ces supers bénévoles !
Favoriser la polyvalence, et les changements de postes donnera à l'organisation plus de souplesse en cas de besoins de dernière minute.
Pour les bénévoles, ce sera plus de plaisir dans leur engagement, heureux de voir l'organisation sur différents postes. La satisfaction du bénévole favorise un engagement plus long sur la durée, et pour les éditions à venir, améliore sa fidelité et la probabilité d'un réengagement pour votre prochaine édition !
 

Fractionner les créneaux :


Ni trop court (épicerie) ni trop long (rigidité) : trouver le juste équilibre ! Quelle logique pour fractionner les créneaux d'un même poste ? 

1 - Pour chaque poste, identifiez les besoins selon les différents moments de la journée : Fractionnez les créneaux à chaque changement de besoins (ex : restauration : besoin de 5 personnes de 8h à 11h mais de 15 personnes de 11h à 15h puis 6 personnes de 15h à 19h)

2 - Définir la fréquence idéale pour favoriser les rotation Formalisez vos créneaux (toutes les 1h (ex : temps des repas), 2h ou 3h)  pour faire coincider les périodes de rotations sur un maximum de postes, et saisissez les besoins : 
 
Postes, rotations et besoins
  8h-10h 10h-12h 12h-13h 13h-14h 14h-16h 16h-18h
Restauration   10 15 15 10  
Accueil 2 2 2 2 2 2
....            
  • Vous gagnerez en facilité de lecture des tableaux de pilotage.
  • Un bénévole est présent sur plusieurs plages consécutives ? vous pourrez l'affecter sur plusieurs plages consécutives. (il verra qu'il est affecté à l'accueil de 8h à 13h par ex)
3 - Des postes avec des créneaux spécifiques...
  • et une durée incompressible ?
  • et des horaires un peu en dehors des créneaux commun ? 
Créez ces creneaux particuliers au niveau de la définition des postes concernés :
 
Signaleur course à pied
  nombre de bénévoles
9h30-12h 15
13h15- 22
....
 
Restauration
  nombre de bénévoles
8h30-10h (spe) 5
10h-12h (commun) 10
12h-13h (commun) 15
13h-14h (commun) 15
14h-16h (commun) 10
16h-17h (spe) 8
  • Les horaires de début et de fin des créneaux correspondent aux horaires des prises de poste / rotations de vos bénévoles (un temps de déplacement à intégrer ? Incluez ce temps de trajet dans le créneau)
  • Plus la plage de votre créneau sera grande, moins vous aurez de bénévoles disponibles sur le créneau  (seuls les bénévoles présents du début à la fin d'un créneau seront "disponibles", et donc affectables sur un poste)
 
Par Marie-Laure - 01 février 2021

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