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Les recommandations sanitaires

Actualité de Vorg
Vous organisez une compétition, un festival, un salon à l'automne ? Quels impacts en terme d'organisation et gestion des bénévoles ?

Les recommandations émises par les fédérations ou  le ministère de la culture indiquent que l'organisation d'un évènement est à priori possible... mais sous certaines conditions :

Vous êtes en effet, en tant qu'organisateur, responsable de l'application des mesures de prévention et protection sanitaire recommandées par le gouvernement, ainsi que de l'application des mesures spécifiques dictées par l'ARS et la préfecture. Le non respect de ces mesures peut aboutir à la responsabilité de l'organisateur, au cas où un foyer de contamination venait à se déclarer à l'occasion ou à l'issue de l'évènement organisé (Contactez l'assureur de votre évènement afin de connaître les conditions de couverture en cas d'éventuels recours lié au Covid 19)
 
Quelles conséquences d'un point de vue organisation du site, gestion des bénévoles acteurs ?

Actions de communication / prévention :
  • Sensibiliser les bénévoles au respect des règles sanitaires ; Communiquer auprès de l'ensemble des bénévoles et professionnels de l'équipe d'organisation : cela nécessite d'avoir les coordonnées mails de l'ensemble des intervenants (Vous faites appel à une associations pour qu'elle vous apporte une partie des bénévoles ? assurez vous de pouvoir contacter chacun d'eux). Personnalisez votre communication et ciblez selon les postes occupés / caractéristiques de votre population (
  • Mise en place de signalétiques pédagogiques rappelant les bons comportements : les outils de prévention Covid 19 et plaquettes de recommandation à votre disposition :
  • Permettre et signaler les lieux de lavage savonnés de mains, ou  mise à disposition de désinfectant pour les mains à base d'alcool (conforme aux normes sanitaires)  - Dans le dossier technique à soumettre aux instances validant votre organisation (Mairie, préfecture, ARS), indiquer les lieux de lavage de mains - Mettre sur votre site ou vos réseaux sociaux, le plan de votre évènement avec l'ajout des points de lavage de mains (pour éviter d'afficher les plans sur le site)
  • Adapter votre charte bénévole en y ajoutant une partie engagement post Covid19 : L'objectif est de  rappeler ce à quoi chacun s'engage, dans le cadre d'une organisation,  et le respect de la santé et la sécurité générale, selon les recommandations des autorités. La signature de la charte,  permettra de s'assurer de la bonne compréhension et de l'acceptation de ce risque sanitaire notamment pour les plus fragiles (Cf exemple de Charte du bénévole - engagement post Covid 19 proposée par la FFA )
  • Suggérer le téléchargement et l'utilisation de l'application "stopCovid" préalablement à la venue sur l'évènement
Impact sur l'installation du site
  • Identifier un marquage au sol / en hauteur signalant le sens de circulation et matérialisant la distance à respecter
  • Organiser les flux en vue d'éviter les rassemblements :
    • Elargir les zones de ravitaillement,  de retrait de dossards,
    • Espacer les équipements qui peuvent l'être (toilettes portatives par ex, zone d'accès...) ;
    • Eviter l'affichage de plans ou résultats sur site
  • Limiter au maximum les contacts entre les concurrents et les volontaires : aucun ruban ne pourra être utilisé pour matérialiser les tours réalisés, les puces de chronometrage seront à retirer par le concurrent lui même, à déposer dans un contenant prévu à cet effet
  • Mise à disposition de poubelles permettant le tri des déchets, et clairement identifiées :
    • Déchets non recyclables
    • Déchets recyclables
    • Déchets d'EPI jetables (Lingettes, gants, mouchoirs et masques)
Impact sur les fournitures / l'équipement à mettre en oeuvre
  • Equiper tous les bénévoles d'EPI adaptés à leur mission (gants, masques) - pour les bénévoles présents sur de longues périodes, prévoir le nombre de fournitures adapté à leur temps de présences
  • Equipement nécessaire en gel désinfectant / Essuie main jetable / lingettes sur tous les postes nécessitant une manipulation d'objets (TPE, crayons, monnaie, gobelets,...)
Impact sur les postes à pourvoir pendant la manifestation :
  • Nommer un référent coordinateur du plan Covid  19, pleinement affecté à cette fonction : Ce référent devra s'assurer auprès de la préfecture, de l'ARS et de sa fédération, que toutes les consignes liées au Covid 19 sont bien prises en compte ; Les procédures d'organisation de l'évènement doivent être actualisées en intégrant les préconisations gouvernementales en vigueur lors du déroulement de l'événement.
  • Identifier un poste "sécurité / sanitaire" et formaliser une fiche de poste destinée à toutes les personnes affectées à ce poste (ex : vérifier que les différents lieux de lavage de mains sont approvisionnés sur tout la durée de l'évènement ; veiller à ce que les distances de sécurité soient respectées, veiller au port des EPI, désinfection des espaces...)
  • Pour les compétitions, afin de limiter le nombre de personnes venant retirer leur équipement de course (dossards...) allonger la période de retrait de cet équipement (Si le retrait se fait dans un espace fermé, les mesures d'accueil applicables sont identiques aux mesures d'accueil définies pour les commerces de la même zone géographique, au moment de l'événement)
  • Pour chacun des postes nécessaires à l'organisation, adapter la fiche de mission en précisant les règles sanitaires s'imposant à la tenue de ce poste. Afficher ces consignes sur chacun des postes tenus.
  • Dans la fiche de poste des bénévoles utilisant des équipements partagés (crayons, TPE...) préciser qu'une désinfection des équipements touchés doit être faite après chaque utilisation (idéalement, demander à chaque participant d'apporter son matériel personnel)
  • Organisation de ravitaillement : privilégier les conditionnements individuels, fruits non épluchés (permettant au consommateur d'enlever la peau). A l'arrivée, les participants seront invités à se disperser rapidement.
  • Restauration / buvette : selon les lieux et manifestations, ces postes peuvent être remis en cause. Si le poste est maintenu, des ajustements seront à prévoir :
    • équiper les volontaires en EPI (gants, masques...)
    • diminuer au maximum le contact entre les volontaires et le public
    • s'assurer d'un sens de circulation
    • favoriser des moyens de paiement dématérialisés (TPE sans contact, Cash less... afin de limiter au maximum la manipulation de monnaie ou les tranferts de tickets de consommation)
  • Inutile de prévoir des soins de récupération (massages...), en dehors des interventions de santé
  • Il est recommandé de suspendre le service de vestiaires, et de prévoir des des mesures adaptées (ex : distribution de sac)
  • Maintien d'une cellule de veille Covid 19 pendant 14 jours post-évènement

Les dernières recommandations autour de l'organisation d'évènements (les liens seront mis à jour au fil des publications collectées) : Liens utiles :
Un évènement organisé dans le contexte actuel ne pourra être qu'organisé et structuré. Ce qui peut être vécu aujourd'hui comme une contrainte permettra aussi de développer de bonnes pratiques pour des périodes dites "normales"
Découvrez en quoi un outil de gestion des bénévoles tel que Vorg.fr peut vous accompagner dans cette structuration (fiche de poste personnalisable et adaptable, communication, publipostage, SMS, charte, engagement, tour de cou, gestion des fournitures, plan...)
 
Par - 27 juillet 2020

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