Interview de Clara, qui a pris la suite de Véronique en 2023 pour la gestion des bénévoles sur le Mondial du Lion.
Depuis quand gérez-vous les bénévoles sur le Mondial du Lion ?
J’ai repris la gestion des bénévoles au début de l’année 2023, quittant le pôle logistique du Mondial du Lion. En effet, cette mission paraissait plus adaptée car je suis chargée de l’administratif de l’association du Lion Equestre tout au long de l’année.
Comment s'est passé le transfert de cette activité ?
Le transfert vers cette activité m’a semblé plutôt facile, notamment car je connaissais déjà un peu VORG, j’avais eu l’occasion de m’en servir dans une précédente expérience professionnelle. De plus, le Mondial n’ayant lieu que fin octobre 2023, cela m’a laissé le temps de découvrir le logiciel et de l’utiliser sur le temps long, mais également de poser toutes mes questions à Marie-Laure qui s’est révélée très disponible et attentive. Par ailleurs, VORG met à disposition plusieurs tutoriels qui m’ont permis de prendre en main rapidement les différentes fonctionnalités disponibles.
Combien de bénévoles gérez-vous ? Pour combien d'heures de bénévolat ?
Le Mondial du Lion rassemble environ 250 à 300 bénévoles qui sont présents pendant un ou plusieurs jours, voire pendant plusieurs semaines. En effet, certains de nos plus fidèles bénévoles occupent des postes clefs au sein de l’organisation, comme Valérie, responsable du pôle accueil. Cependant, la majeure partie de nos bénévoles sont présents lors des épreuves du championnat du Monde, qui se déroulent du jeudi au dimanche de la semaine 42. C’est pour l’épreuve de Cross du samedi que les bénévoles sont mobilisés en très grand nombre, car celle-ci consiste en un parcours de 5km, ponctué d’obstacles naturels et fixes, nécessitant une organisation millimétrée. L’épreuve rassemble un public très nombreux tout le long du parcours, et le dispositif de sécurité à mettre en place le long de la piste est très important. Pour finir, VORG nous indique que nous avons affecté 247 bénévoles cette année, pour 5 227 heures de bénévolat.
Combien êtes-vous à gérer les bénévoles ?
A l’année, je suis seule à gérer les bénévoles mais à l’approche du Mondial, je suis épaulée par les référents des différentes missions importantes, comme le pôle Sport, qui mobilise le plus de bénévoles, ou encore le pôle accueil. La semaine de l’événement, nous sommes une petite équipe de 3 à 4 personnes, dédiée à la gestion et à l’accueil des bénévoles. Nous remettons les accréditations éditées grâce à VORG, renseignons les bénévoles sur leurs missions et distribuons les différentes fournitures (casquettes, vestes, etc…) affectées sur certains postes.
Si vous deviez retenir un seul point de ce que vous apporte Vorg, quel serait-il ?
Ce qui est le plus appréciable avec VORG c’est la capacité de synthèse et le gain d’efficacité que nous apporte le logiciel. VORG est bien pensé puisqu’il répond à nos différents besoins tout au long du processus de gestion des bénévoles. En effet, lors du recrutement des bénévoles, il me permet de synthétiser les expériences des personnes, leurs souhaits ou de faire apparaître clairement leur disponibilité. De la même façon VORG est extrêmement efficace lors de l’affectation des bénévoles grâce aux différents filtres proposés, permettant notamment de sélectionner les personnes intéressées par un type de mission ou disponibles sur certains créneaux précis. C’est un gain de temps pour nous au vu du nombre très important de bénévoles engagés.
Que pensent vos bénévoles de la prise en charge et de l'accueil des bénévoles, qu'apprécient-ils le plus ?
Les bénévoles se sentent encadrés et sont aiguillés dans leurs missions grâce aux fiches de postes et aux cartes.
Ils soulignent l’importance d’avoir un référent derrière VORG qui prend contact directement avec eux pour connaître leurs souhaits, leurs compétences et qui est disponible pour répondre à leurs questions.
Enfin, de nombreux bénévoles présents depuis plusieurs années apprécient les différentes évolutions mises en place pour améliorer le logiciel.
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