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Le tableur... C'est la base !

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Avant le jour J, la gestion des bénévoles comprend 2 grandes étapes :

  • La planification / l'organisation des affectations : à partir des besoins, optimiser l'affectation des bénévoles
  • La communication : Informer chaque bénévole pour faciliter sa prise de poste
 

La planification / les affectations

La complexité de gestion des bénévoles est liée aux facteurs suivants : 

  • Contraintes organisation (nombre de postes nécessaires, emplacement du site...)
  • Contraintes administratives de sécurité et maintenant sanitaires
  • Durée de l'événement (1/2 est relativement simple, car pas de rotation à gérer, mais au-delà...)
  • Nombre de bénévoles nécessaires
  • Contraintes des bénévoles
Pour intégrer tous ces facteurs, suivre et affecter au mieux les bénévoles, l'usage d'un outil est indispensable ; le tableur est le principal outil utilisé...

C'est un outil exceptionnel avec des possibilités multiples : Calculs, tableaux, graphiques, publipostage, formulaire, il sait tout faire. Il est un incontournable de tout gestionnaire associatif ou gestionnaire d'évènements

Alors oui, un tableur, c'est la base ! Mais quelles en sont les limites ?
 

Si la maitrise du tableur est insuffisante pour traiter toutes les contraintes :

 

Soit le gestionnaire simplifie ses contraintes au maximum pour affecter les bénévoles :

Voici les exemples les plus frequemment rencontrés :

  • Les contraintes des bénévoles, en dehors des disponibilités, ne sont pas prises en compte
  • Pour simplifier les tableaux, les creneaux  sont communs à tous les postes : pour certains postes, le RDV bénévole ne correspond pas aux situations réelles, les précisions sont apportées par des mails à coté
  • Les besoins calculés ne tiennent pas compte des pics ou creux d'activité : risque d'ennui ou de surcharge des bénévoles
  • Les bénévoles sont affectés sur un seul poste : plus simple en terme de formation, pas de rotation ou changement à gérer : mais peut engendrer un risque de lassitude pour les bénévoles affectés sur les postes peu attractifs
  • l'affectation se fait sur les bénévoles très largement engagés, au détriment des bénévoles moins disponibles en terme d'amplitude horaire : risque d'usure des très engagés
La simplification des contraintes permet de gérer plus sereinement la composante planification mais ne favorise pas toujours l'engagement bénévole.
 

Soit le gestionnaire tente de tenir compte d'un maximum de contraintes pour attirer les bénévoles.

 
Le risque est alors non négligeable pour lui : 
  • Risque d'erreurs dans les affectations
  • Risque d'y laisser beaucoup d'énergie pour vérifier, fiabiliser, (gestion des bénévoles = gestion des changements de disponibilités des bénévoles)
  • Risque de découragement : sera t il encore là en N+1 ? (il est souvent bénévole) 
 

Si la maitrise du tableur permet de tenir compte des contraintes  :
 

C'est une chance pour l'organisation, les contraintes peuvent être prises en compte plus facilement !
Le risque est ailleurs :
  • Pour le gestionnaire des bénévoles en poste, il y a un risque d'isolement du fait de la complexité / fragilité du tableur, difficilement partageable
  • Pour l'événement un risque lié à la compétence orpheline : en cas d'imprévu avant l'événement, quid de la reprise de l'activité par une tierce personne ?
  • Pour l'organisation, en cas de changement de gestionnaire de bénévole, le risque est de repartir à zero avec le nouveau gestionnaire des bénévoles : la probabilité de construction d'un nouveau tableur est très importante si le tableur en place est trop complexe à prendre en main : difficile alors de capitaliser sur les événements précédents
 

Les données personnelles et le respect du RGPD

Qui dit tableur pour gérer les bénévoles dit traitement de données personnelles de ces bénévoles.

Avec l'usage d'un tableur, comment sont traitées / utilisées les données ? Quelques points de vigilance pour les usages ci dessous : 

Si les fichiers sont partagés avec l'équipe organisation (cloud, fichier collaboratif) :
  • Quel type de partage : envoi par mail d'un lien de mise à disposition (qui peut être retransféré ?) ou accès protégé ? 
  • Quid de la mise à jour des accès au fil des années : on pense à ajouter les nouveaux, mais ote-t-on les acteurs sortants de l'organisation ?
  • Quelle durée de conservation des fichiers ? sont-ils supprimés dans un délai raisonnable ?

Si les fichiers sont envoyés par mails aux personnes concernées :
  • Combien des destinataires auront effectivement détruit le fichier une fois l'usage des données passé ?
  • Quid du contrôle du "Transférer"
 

La communication / transmission d'informations


Pour qu'une prise de poste se fasse dans les meilleures conditions, le bénévole doit pouvoir s'appuyer sur toutes les informations utiles et adaptées à son poste... et seulement à ces informations.

Ce transfert d'information peut à lui seul influer sur le niveau d'engagement du bénévole le jour J

Sauf à maitriser parfaitement le publipostage, le tableur ne sera pas l'outil adapté pour transmettre la bonne information 

Le gestionnaire de bénévole devra s'appuyer sur d'autres outils.

 

En synthèse


Le tableur, c'est la base... mais dans un contexte où : 
  • les contraintes s'imposant à l'organisation sont de plus en plus importantes,
  • le niveau attendu de qualité d'un évènement est de plus en plus fort (pour capter les partenaires, attirer le public, décrocher des subventions...)
  • la fidelisation des bénévoles d'une équipe associative et l'attractivité de nouveaux arrivants sont essentielles,...
... outiller les organisateurs d'événements peut permettre : 
  • de soulager l'activité de gestion des bénévoles, et susciter encore des envies d'engagement pour ce poste !
  • d'optimiser l'affectation des bénévoles et favoriser le plaisir d'être bénévole (cf : #2 mes affectations, dans Vorg.fr)
  • d'améliorer la communication / l'information destinée à chacun des bénévoles (y compris ceux qui ne souhaitent pas passer par un outil informatique)
Au delà de la gestion des bénévoles, de nombreux outils voient le jour, pour servir les associations : cf l'infographie constituée par Arnaud Saurois : Infographie solution numérique clubs amateurs
Par Marie-Laure - 02 novembre 2020

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