Interview de Bertrand Gabillaud : l'art de féderer une équipe de bénévoles
Aux Herbiers, chaque mois de décembre, l’association ABV Les Herbiers présidée par Patrick JADAUD réunit des milliers de coureurs et… des centaines de bénévoles. Avec un trail de 133 km en pleine nuit, des relais à 2 ou à 3, de la marche nordique, des courses jeunes, mais aussi une course solidaire et adaptée pour les personnes en situation de handicap, cet événement est devenu un incontournable aux Herbiers. Derrière cette réussite, une réalité : sans bénévolat, rien n’est possible.
Un événement hors norme... et humain avant tout
Aujourd’hui, l’association rassemble 420 membres et organise un événement qui attire jusqu’à 2 600 coureurs. Entre samedi et dimanche, le public peut compter plus de 2 000 spectateurs sur le circuit. Pour que tout se déroule dans la bonne humeur, 330 bénévoles s’activent, avec un objectif de 400 bénévoles pour la prochaine édition. Leur rôle ? Assurer le ravitaillement, sécuriser les parcours, guider les coureurs, animer la nuit… Le tout dans un esprit familial. Bertrand, le responsable de l’organisation des Courses du Père Noël, sourit en racontant cette anecdote : « La deuxième année, sur un ravito de nuit, les bénévoles avaient fait griller des saucisses pour eux… Au final, ce sont les coureurs qui les ont mangées ! » Preuve que l’événement se vit ensemble, entre coureurs et bénévoles.
Les clés d'une bonne gestion des bénévoles
Pour les organisateurs, la recette repose sur trois piliers :
Respecter les envies des bénévoles, tout en tenant compte des besoins de l’association
Créer une ambiance conviviale, où chacun se sent acteur de la réussite
Soutenir les équipes avec des rôles précis, une équipe volante pour les imprévus, et des temps de partage (réunions d’information pour les nouveaux bénévoles, soirées de remerciement)
Résultat : 80 à 90 % des bénévoles reviennent chaque année. Les ravitailleurs, par exemple, se retrouvent en équipes soudées qu’on ne sépare plus : ils sont libres de gérer leur poste, toujours avec enthousiasme, et vivent l’événement ensemble.
L’importance d’un outil de gestion
Avec plus de 300 bénévoles à coordonner, les tableurs Excel ont vite montré leurs limites (trop de risque d’erreurs, difficulté à avoir des informations claires et partageables entre les équipes ou les coordinateurs…). Depuis 2019, l’association utilise donc Vorg.fr, un outil de gestion des bénévoles qui facilite les plannings, la communication et l’organisation globale avec les outils de carte, par exemple, ou de création de tour de cou pour tous les membres de l’équipe. « Au début, certains bénévoles préféraient encore le format papier. Mais aujourd’hui, ils remplissent eux-mêmes leurs souhaits de mission directement en ligne. C’est simple, intuitif, et tout le monde s’y est mis », explique Bertrand. L’outil permet aussi d’anticiper les imprévus, de déléguer facilement et de capitaliser sur chaque édition. « Tant que les Courses du Père Noël vivront, on continuera avec Vorg.fr ! »
Une aventure collective
L’événement ne vit pas seulement grâce aux bénévoles et aux coureurs. Les partenaires, la Ville des Herbiers et les agriculteurs locaux jouent aussi un rôle essentiel. Tous sont invités à une soirée de remerciement, moment fort de l’année où chacun est valorisé. Bertrand conclut :
« La meilleure pratique reste de garder de l’humain. L’outil est indispensable, mais rien ne remplace une réunion conviviale pour accueillir les nouveaux bénévoles. C’est comme ça que notre équipe continue de grandir, année après année. » Aux Herbiers, les courses sont bien plus qu’un événement sportif : c’est une leçon de gestion des bénévoles réussie, où l’esprit d’équipe fait battre le cœur de toute une ville.
Retour