"Dans le cadre de l’organisation des Jeux Olympiques de la Jeunesse nous avons utilisé l’application Vorg pour la gestion du site de la Vallée de Joux qui hébergeait les compétitions de ski de fond. Nous avons eu des bénévoles engagés depuis fin novembre jusqu’à mi-février pour le montage, le démontage et bien évidemment les journées de compétitions
Une grande partie des journées montage et démontage n’ont pas été planifiées à l’aide de l’application mais au jour le jour en fonction des travaux.
Nous y avons géré à la fois les bénévoles, mais également les professionnels intervenant sur notre site (gendarmerie, armée, sanitaire, ..).
En collaboration avec l’équipe Vorg, nous avons développé une nouvelle fonctionnalité qui consistait à faire un pointage « Check-in » de chaque bénévole au moment de sa prise de fonction. Cela nous a permis d’avoir continuellement une vision d’ensemble des personnes se trouvant sur le site, des personnes en retard ou absence et ainsi anticiper les remplacements avant que les fonctions en subissent les conséquences.
Cela permettait également de fournir à chaque personne leur matériel quotidien (radio, bon repas, chasuble de sécurité, …) et d’évaluer l’état d’esprit de la journée.
Effet non escompté : nous pensons que le fait d’avoir ce « contrôle » a augmenté la ponctualité des bénévoles, sachant que s’ils étaient en retard cela déclencherait un processus au sein du comité d’organisation.
Nous avons chargé les photos de tous les bénévoles dans l’application Vorg, réalisé les fiches de poste et les planifications des horaires. En effectuant ceci l’équipe gérant les bénévoles s’est familiarisée avec les photos et pouvait saluer chaque personne en l’appelant par son nom lors de son arrivée. Cela a nettement contribué à la considération de chacun.
Ayant des bénévoles n’habitant pas systématiquement à proximité du site de compétition et ne se connaissant pas, nous avons organisé, avant l’événement, des séances d’information à l’attention de nos bénévoles afin de leur expliquer le contexte, l’organisation du site (espace accueil, restauration, parking/navettes, …) et la manière dont cela allait fonctionner. Chaque responsable de secteur (catering, transport, sécurité, compétition, ..) a ainsi pu faire connaissance de son staff avant l’événement proprement dit et dès le 1er jour d’activité du site personne n’était dans l’inconnue totale.
Lors de ces séances chaque bénévole avait à sa disposition son planning, son descriptif de tâches et le nom de son responsable. De manière identique chaque responsable possédait la liste de ses bénévoles par tranches horaires ainsi que sa photo, de manière à l’identifier immédiatement. Cela a grandement aidé à nouer les contacts entre les différentes personnes.
Nous sommes persuadés que sans un outil adapté de gestion des ressources humaines (bénévoles et professionnels), et un partenaire réactif en cas de questions/problèmes, il aurait été impossible de gérer un événement d’une telle ampleur et les conséquences sur l’état d’esprit général auraient été tout autre. "
D Rochat
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