Chaque année, le Festival Les Accroche-Cœurs, rendez-vous incontournable d’Angers, réunit des centaines d’artistes et des milliers de participants autour des arts de la rue. Du 12 au 14 septembre 2025, l’équipe du festival a une nouvelle fois relevé un défi de taille : coordonner plus d’une centaine de personnes sur trois jours, entre bénévoles, équipes diverses et partenaires, tout en préservant la convivialité et l’univers unique de cet événement.
Crédit photo : Thierry Bonnet / Ville d'Angers
Sous la coordination de Noémie et Soizic, les équipes de renforts ont pu s’impliquer sur des missions aussi variées qu’essentielles : tenue des kiosques d’information, assurer l’accessibilité aux spectacles pour les personnes à mobilité réduite, accompagnement du public ou sensibilisation à la gestion des déchets grâce à la Brigade Verte. Le festival a également accueilli un bar à eau solidaire en partenariat avec une association engagée sur la question de l’accès à l’eau dans le monde : Solidarité Internationale. Une belle illustration des valeurs de solidarité portées par l’événement !
Chaque bénévole a pu choisir ses missions, ses coéquipiers et ses disponibilités grâce à un formulaire en ligne partagé massivement dans la communication de la ville d’Angers. Cette approche inclusive et flexible permet à chacun de trouver sa place selon ses envies et ses compétences, et les bénévoles ont eu la possibilité d’effectuer plusieurs missions au cours du week end. Une notion importante quand on sait qu’elle contribue directement à la motivation (et donc la fidélisation des bénévoles !). L’ambiance conviviale s’est prolongée tout au long du week-end, notamment au sein du village des bénévoles, un lieu de rencontre où équipes, artistes et partenaires se retrouvent dans une atmosphère des plus chaleureuses.
Crédit photo : Thierry Bonnet / Ville d'Angers
Il y a 3 ans, les plannings des équipes étaient créés sous Excel, une méthode fastidieuse et parfois source d’erreurs.
Voilà 2 ans que le Festival des Accroche-Coeurs utilisent Vorg.fr : Noémie nous explique que toute l’organisation est désormais centralisée sur la plateforme : création et gestion des plannings, suivi des affectations, envoi d’informations par emailing ou SMS, et gestion de l’annuaire des bénévoles.
Cette vision d’ensemble leur permet d’identifier rapidement les besoins, d’équilibrer les horaires et d’assurer une répartition fluide des missions de chacun.
« Vorg.fr nous permet de centraliser nos équipes et d’avoir les contacts de chacun. Le planning est simple à créer, et la diffusion d’informations se fait en un clic », explique Noémie.
Pendant le festival, les équipes pouvaient également communiquer entre elles via un groupe WhatsApp créé pour l'occasion, afin de répondre rapidement aux besoins sur le terrain. Et, en amont, des réunions d’information et des guides détaillés pour chaque mission ont permis aux bénévoles d’arriver sur site en toute sérénité. De bonnes pratiques inspirantes pour toutes les associations !
Que vous organisiez un festival, une exposition, un concert ou une fête locale, le logiciel Vorg.fr est conçu pour accompagner les associations dans la gestion de leurs bénévoles.
Centralisez vos équipes, créez vos plannings en toute simplicité et gagnez du temps dans la communication avant, pendant et après votre événement.
Contactez-nous dès aujourd’hui par mail ou via notre formulaire de contact : https://vorg.fr/accueil/contact.
Nous serons ravis d’échanger avec vous sur vos besoins et de vous aider à organiser votre prochain événement culturel en toute sérénité, comme ce fût le cas pour le Festival des Accroche-Coeurs !
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