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Cannes Volontaires : Retour d'expérience

Manifestation utilisant Vorg

Cannes Volontaires ? qu'est ce que c'est ?

L'association a pour but de rassembler des personnes souhaitant s'investir, sur la base du volontariat, dans des projets événementiels à visée éducative, sociale, sportive ou culturelle organisés sur le territoire Cannois ou la région Sud.

Nous avons été créé en janvier 2018, pour la gestion de l'événement Red Bull Air Race de Cannes qui a rassemblé 100000 spectateurs durant 3 jours, avec 600 bénévoles, répartis dans toute la ville de Cannes

A la suite de cette première opération d’envergure nous avons décidé de continuer nos opérations et nous avons recherché un outil de gestion des bénévoles en adéquation avec nos diverses activités

Après avoir essayé différents outils, Vorg.fr est apparu comme adaptable à n’importe quel événement En effet, Cannes Volontaires organise la gestion des bénévoles pour les événements tels que :

  • Ninja Warrior 
  • Marathon Nice-Cannes 
  • Grand Prix de France de Formule 1
  • Festival du Film de Cannes
  • Téléthon, distribution des masques
  • ...

Vos bénévoles, se sont-ils adaptés à l'utilisation de la plateforme ?


L'association est constituée d'un brassage multiculturel puisqu'elle regroupe des bénévoles de 18 à 85 ans. La majorité des bénévoles n'ont éprouvé aucune difficulté, et se sont bien approprié l'outil.

Pour ceux qui rencontrent quelques difficultés , les organisateurs apportent leur aide pour créer et/ou remplir le formulaire (10 à 15% des cas)

Les chefs d'équipe, référents et bénévoles, ont à leur disposition sur leur compte Vorg.fr, des outils leur permettant d'assurer leurs missions (tour de cou, fiches de présences...)
 

En tant que gestionnaire de bénévoles quel retour d'expérience pouvez-vous faire ?

 

    1. En Amont : 

La phase de paramétrage nécessite du temps et une implication de l'organisateur. C'est un travail caché à faire sur la première édition d'un événement
Mais ensuite, lancer un appel à bénévole est très rapide, ils n'ont plus qu'à saisir leurs disponibilités et contraintes !

Ce qui est très appréciable également, c'est de pouvoir être plusieurs administrateurs à travailler sur le même espace, sans problème, et sans être obligé de transférer des fichiers excel : le logiciel facilite l'organisation en équipe. 

    2. Le jour J :


Chaque personne reçoit au préalable les informations utiles à son affectation (référents, consignes, droits et devoirs).
L'organisateur éprouve moins de stress. La gestion des imprévus est devenue plus facile

Nous avons mis en place un  système de "Joker" : un poste de réserve, sur lequel nous affectons des bénévoles disponibles, susceptibles d'intervenir en cas d'imprévu : Un système indispensable pour faciliter la gestion de bénévoles. 
 

   3. Post événement : 

Nous pouvons recueillir les avis des bénévoles, leurs recommandations pour l'édition suivante.

Pour relancer l'édition suivante, c'est possible en quelques clics, en quelques minutes, l'appel à bénévole peut être relancé !
 

"Une fois qu’on y a goûté, ce n'est pas possible de repasser sur Excel."
 
 Il nous arrive même d’accepter des participations de dernière minute car nous savons que nous pouvons créer / paramétrer et diffuser les invitations en moins d’une heure ce qui serait totalement impossible sans Vorg.fr.
 
Merci à Thierry co-fondateur de Cannes volontaires pour le temps accordé et ce retour d'expérience
Par - 09 juillet 2021

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