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Affectation des bénévoles : les clés pour une organisation fluide et motivante

Vous avez défini tous les postes nécessaires pour le bon déroulement de votre événement ? Parfait. Mais une question essentielle reste à résoudre : selon quelles règles allez-vous affecter vos bénévoles à ces postes ?

Ce choix d’organisation a un impact direct sur la satisfaction de vos bénévoles (et sur leur fidélisation à venir), sur la qualité de votre événement… et ce n'est pas une mince affaire.
 

Les enjeux d’une affectation réussie

Votre objectif est double :

1. Couvrir tous les postes sans mettre en difficulté ni l'organisation, ni les bénévoles
2. Faire en sorte que les bénévoles soient satisfaits de leurs affectations (postes, horaires, durées, équipes, etc.

Pour cela, il est crucial d’adapter vos affectations à la réalité du terrain :

• Ajuster le nombre de bénévoles selon les périodes : Certains postes, comme la restauration, peuvent connaître des pics d’activité (ex : heures de repas) et des périodes plus calmes. Un sureffectif peut paraître anodin d’un point de vue logistique, mais du côté des bénévoles, rester inactif peut générer de la frustration et le sentiment d'être inutile
• Préciser les consignes pour faciliter les prises de poste : Plus les missions sont claires et anticipées (via des fiches de postes, briefings, réunion d'information), plus les rotations seront fluides et motivantes
• Adapter les horaires de convocation : Évitez de convoquer tous les bénévoles à 8h si certains ne commenceront leur mission qu’à 10h. Cela désengorge l’accueil et réduit le stress du démarrage

Optimiser les affectations pour une expérience bénévole positive

Tous les postes n’ont pas le même niveau d’attractivité. Il y aura toujours des affectations moins désirées (comme par exemple le poste de signaleur). La clé ? Faire en sorte que ces tâches “peu populaires” soient équilibrées par d’autres missions plus motivantes.

Quelques bonnes pratiques :

• Favoriser la polyvalence : Un bénévole qui change de poste au fil de la journée découvre de nouvelles missions et reste engagé. Cela offre aussi plus de souplesse à l’organisation en cas d’imprévu
• Prévoir des temps de pause pour les bénévoles les plus investis : Cela évite l’usure et entretient leur motivation sur le long terme
• Valoriser les engagements courts : Certains bénévoles ne souhaitent s’engager que sur 2 heures. Donnez-leur une vraie mission. Si l’expérience est réussie, ils reviendront, encore plus investis
• Éviter d’assigner toujours les mêmes personnes aux mêmes postes : Même si c’est confortable d’avoir une équipe d’habitués, la lassitude peut vite s’installer, et les nouveaux peuves se sentir une nouvelle fois frustrés. Diversifiez les affectations pour maintenir la dynamique

Fractionner les créneaux : trouver le bon rythme

Ni trop courts (ce serait ingérable pour l’organisation), ni trop longs (au risque d’épuiser les bénévoles ou de rendre les plannings trop rigides), les créneaux doivent être adaptés à votre organisation et à vos bénévoles. Pour celà :

• Analysez les besoins réels pour chaque poste au fil de la journée : Fractionnez les créneaux aux moments-clés où les besoins évoluent
• Définissez des fréquences de rotation cohérentes : Des créneaux d’1h, 2h ou 3h selon les postes, en essayant d’harmoniser les rotations pour faciliter la gestion
• Créez des créneaux spécifiques pour certains postes aux horaires particuliers : Par exemple, pour le poste de signaleurs sur une course ou de restauration, avec des horaires décalées

En adaptant les créneaux et en rendant votre planning plus lisible, vous offrez à vos bénévoles une vision claire de leur engagement. Cela fluidifie les prises de postes et améliore l’expérience globale.

Vorg.fr : simplifiez vos affectations, gagnez en sérénité

Tout cela peut sembler complexe à gérer manuellement… C’est là que Vorg.fr devient votre meilleur allié. Avec notre logiciel de gestion des bénévoles :

• Vous affectez vos bénévoles de façon simple et intuitive, selon leurs disponibilités et préférences
• Vous structurez vos plannings en fonction des besoins réels de chaque poste
• Vous visualisez en un clin d’œil les postes couverts, les créneaux en tension et les opportunités de rotation

Résultat : des bénévoles heureux, des affectations optimisées, et un événement qui tourne sans accroc