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Organiser un événement associatif est une aventure aussi passionnante que complexe. Entre la recherche de bénévoles, la gestion des partenaires et les imprévus, on se sent parfois débordé. C'est là qu'intervient le rétroplanning ! L'outil incontournable pour garder le cap et réussir son événement.

Pourquoi un rétroplanning à la place d'un planning ?

Un rétroplanning permet de partir de la date de l’événement et de remonter dans le temps pour noter toutes les étapes nécessaires à sa réalisation. Chaque tâche est planifiée avec une date de fin précise, pour visualiser l’ensemble et éviter les oublis.

Ses avantages :

1. Anticiper des tâches : Le rétroplanning vous oblige à penser à tous les points de l’événement, même les détails (comme la signalétique, le petit matériel pour le jour J, etc.).
2. Gérer des imprévus : Une bonne planification laisse une marge pour réagir aux imprévus qui arrivent à chaque événement.
3. Coordonner les équipes : Chaque membre ou bénévole sait précisément ce qu’il doit faire, à quel moment, et avec qui.
4. Respecter les délais : Vous évitez les retards en fixant des dates claires pour chaque étape.

3 astuces pour créer VOTRE rétroplanning

1. Lister toutes les étapes de votre événement
   Notez les grandes étapes (réservation des lieux, déclarations/démarches administratives, communication, inscriptions, gestion des bénévoles, infrastructure, installation, etc.), puis détaillez chaque étape en sous-tâches. Par exemple, pour la gestion des bénévoles : création du formulaire d'inscription, modalités, création des missions, communication, affectations,...

2. Ajouter la partie post-événement
   L'après événement fait partie intégrante du projet !
        - Le rangement : à intégrer aussi pour pouvoir s'appuyer sur des bénévoles motivés !    
        - les remerciements, indispensables pour fideliser
        - les retours d'expérience : parce qu'on améliore que ce que l'on mesure !

3. Travailler à rebours
   En partant de la date de l’événement, posez des dates réalistes pour chaque étape, avec mise en place de jalons (ex : réunions de travail). Laissez une marge de manoeuvre en cas d'imprévus (retards de livraison, des annulations de dernière minute...).
   
   Organisez votre équipe projet en commission / pôle, pour à la fois responsabiliser chaque responsable de pôle, et à la fois éviter le surmenage du ou des responsables principaux.
   
   Si Vorg.fr est l'outil adapté pour la gestion de vos bénévoles, c'est aussi un outil tout à fait adapté pour la gestion et le suivi de toutes les actions que vous avez identifié, avec son option "to do list" :  Cette fonctionnalité vous permet de répartir les différentes tâches, et d'en assurer le suivi.
   
   Pour en savoir plus, contactez-nous !
   
   Pour connaître en avant-première toutes nos astuces, rendez-vous sur nos réseaux sociaux ! Et on se retrouve très vite sur vos prochains événements !