La Check-list de rentrée
Pour de nombreuses associations, la rentrée marque le véritable coup d’envoi d’une nouvelle saison d’événements. Après la pause estivale, il est temps de remettre les projets en route, de retrouver les bénévoles et de préparer les prochaines échéances.
Mais avant de publier votre premier appel à bénévoles ou de construire votre planning, prenez quelques instants pour faire le point. Une bonne préparation en amont permet d’éviter de nombreux imprévus et de créer une expérience plus fluide, aussi bien pour les organisateurs que pour les bénévoles.
Voici 10 points essentiels à vérifier avant de relancer votre prochaine édition :
Faire le bilan de l’édition précédente
Chaque événement est une source d’apprentissage. Prenez le temps d’analyser ce qui a bien fonctionné, les difficultés rencontrées et les retours de vos bénévoles. Les questionnaires de satisfaction, les échanges informels ou les réunions de débriefing sont autant d’informations précieuses pour préparer une édition encore meilleure.
Identifier précisément vos besoins en bénévoles
Avant de lancer votre campagne de recrutement, définissez le nombre de bénévoles nécessaires, les missions à pourvoir, les compétences recherchées et les horaires associés. Plus cette étape est précise, plus vos affectations seront simples à organiser.
Recontacter les bénévoles des éditions précédentes
Vos anciens bénévoles connaissent déjà votre association, votre fonctionnement et vos valeurs. Ils représentent souvent votre meilleur vivier de recrutement. Un simple message personnalisé peut suffire à leur donner envie de revenir vivre une nouvelle aventure à vos côtés.
Mettre à jour votre base de données
Une nouvelle saison est l’occasion de faire le tri dans vos informations. Vérifiez les coordonnées, les disponibilités, les compétences, les référents ou encore les éventuelles nouvelles qualifications de vos bénévoles. Une base de données propre vous fera gagner un temps précieux tout au long de l’organisation.
Préparer votre stratégie de recrutement
Tous les bénévoles ne viennent pas par le même canal. Réseaux sociaux, presse locale, partenaires, établissements scolaires, bouche-à-oreille ou anciens bénévoles : réfléchissez aux leviers les plus adaptés à votre association pour attirer de nouveaux profils.
Construire votre rétroplanning
L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à repousser certaines étapes importantes jusqu’aux dernières semaines. Définissez dès maintenant les grandes échéances : ouverture des inscriptions, recrutement, affectations, réunions d’information, préparation logistique ou communication auprès des bénévoles.
Préparer tous les documents utiles
Fiches de mission, plannings, annuaire des bénévoles, cartes de l’événement, procédures, consignes de sécurité, contacts d’urgence… Plus vos documents sont prêts en amont, plus votre organisation sera sereine lorsque l’événement approchera.
Penser à l’expérience bénévole
Un bénévole bien accueilli est un bénévole qui aura envie de revenir. Anticipez dès maintenant les repas, les dotations, les espaces de repos, les temps de convivialité, les informations pratiques et les remerciements. L’expérience bénévole commence bien avant le premier jour de l’événement.
Former vos référents bénévoles
Les référents sont les relais indispensables entre l’organisation et les équipes sur le terrain. En les préparant suffisamment tôt, vous facilitez la circulation des informations et vous renforcez l’autonomie de vos équipes le jour J.
Prévoir votre communication jusqu’à l’événement
Ne laissez pas plusieurs semaines s’écouler sans nouvelles. Réunions d’information, newsletters, groupes de discussion ou publications sur les réseaux sociaux permettent de maintenir le lien avec les bénévoles, de répondre à leurs questions et de faire monter progressivement l’enthousiasme avant l’événement.
Une rentrée bien préparée, c’est un événement déjà en bonne voie
La réussite d’un événement ne se construit pas quelques jours avant son ouverture. Elle commence plusieurs mois en amont, avec une organisation rigoureuse, une communication régulière et une attention particulière portée à l’expérience des bénévoles.