Des conditions météorologiques peu favorables, des grèves, une interdiction administrative peuvent entraîner l’annulation de votre événement. Mais alors comment anticiper l'annulation de votre événement ?
Des conditions météorologiques peu favorables, des grèves, une interdiction administrative peuvent entrainer l'annulation de votre événement. Plus l'annulation est proche de la date d'échéance, plus les coût est élevé pour l'équipe d'oganisation. Ainsi, en 2022, de nombreux événements ont été annulés faute de participants ou de bénévoles.
Pour prévenir de ces risques d’annulation, certaines associations ont trouvé des solutions.
La Foulée Blanche a par exemple proposé un défi connecté hivernal afin de pallier l’annulation de son événement. En effet, par manque de neige, l’équipe d’organisation a pris la décision d’annuler son événement. La mise en place de ce défi durant un mois a permis à l’organisation de maintenir une activité cette année.
Quant au Triathlon d’Angers, la date de l’événement a été modifiée au dernier moment au vue des conditions météorologiques qui étaient peu favorables pour permettre des conditions optimales de course. Ainsi, la veille de son événement, l’équipe d’organisation a réussi à s’adapter, en décalant les heures des épreuves de quelques heures. Le reparamétrage des créneaux dans Vorg.fr a permis à chaque bénévole d'avoir des affectations en phase avec les nouveaux horaires
L’annulation d’un événementpeut avoir de multiples conséquences sur la santé financière de votre association. Ainsi, l’assurance annulation d’événement a pour objet de garantir l’organisation d’un événement ou d’une manifestation en toute sécurité contre toutes pertes pécuniaires, liées à l’annulation totale ou partielle de votre événement, à la suite d’un élément imprévisible et indépendant de la volonté de l’organisateur.
En tant qu’organisateur, il vous semble indispensable d’optimiser la réussite de votre événement. Pour se faire, il paraît essentiel dans un premier de temps de vous prémunir contre les risques d’annulation. Ainsi, l’équipe Vorg.fr vous conseille de vous rapprocher de votre société d’assurance pour obtenir de plus amples renseignements. Cette dernière pourra vous proposer un contrat adapté à votre événement et donc couvrir votre responsabilité en tant qu’organisateur.
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